Poniżej znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku ze złożeniem nam aplikacji o pracę.


Kto jest administratorem moich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w procesie rekrutacyjnym jest Viva Derm Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-811) ul. Pustułeczki 36 (dalej jako „Viva Derm”).

Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?

We wszelkich sprawa związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Viva Derm możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem e-mail: iod@vivaderm.pl

Jakie jest źródło moich danych – skąd są pozyskiwane?

Co do zasady otrzymujemy Twoje dane osobowe zawarte w Twoich dokumentach aplikacyjnych bezpośrednio od Ciebie. Niekiedy przy prowadzeniu rekrutacji korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych – firm rekrutacyjnych, którym zgłaszamy zapotrzebowanie na personel zgodnie z przekazanym przez nas tym firmom opisem stanowisk. Firmy te poszukują dla nas odpowiednich kandydatów i w przypadku zainteresowania kandydata – przekazują nam jego dokumenty aplikacyjne. Współpracujemy także z agencjami pracy tymczasowej, z którymi zawieramy stosowne umowy i otrzymujemy dane osobowe kandydatów jako pracodawca – użytkownik. Prowadzimy także programy dla naszych pracowników, którzy mogą przesyłać nam aplikacje kandydatów, których polecają do pracy w Viva Derm, jednakże zgłoszenia te możliwe są jedynie za wiedzą i zgodą kandydata.

Jaki jest zakres przetwarzanych przez Viva Derm moich danych osobowych?

Rekrutacja to proces który ma nam pozwolić na zapoznanie się z Twoim wykształceniem, doświadczeniem zawodowym, Twoją motywacją do zmiany pracy. Zakres danych jakie zbieramy w rekrutacji to Twoje imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Jesteśmy również otwarci na zatrudnianie osób niepełnosprawnych – jeżeli chcesz skorzystać z tych uprawnień, prosimy Cię również o podanie tej informacji. Jeżeli podasz nam swój nr telefonu lub adres e-mail z pewnością przyspieszy to również kontakt z Tobą. Jeżeli jesteś osobą wykonującą zawód medyczny, zbieramy także numer PWZ. Dane, które wykraczają poza ten zakres przekazujesz nam w pełni dobrowolnie (np. wizerunek (zdjęcie), Twoje zainteresowania) i ich nieprzekazanie nie ma żadnego wpływu na przebieg procesu rekrutacji.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania moich danych osobowych?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe jako Twój przyszły pracodawca, na cele postępowania rekrutacyjnego. W ramach tego postępowania dokonujemy selekcji kandydatów, kontaktujemy się z nimi aby umówić termin rozmowy o pracę oraz poinformować o statusie rekrutacji. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest przepis art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (o pracę lub cywilnoprawnej), art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zgodnie z kodeksem pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w ramach realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest zapewnienie kontaktu z kandydatami oraz obrona przed roszczeniami wynikającymi ze stosunku pracy. Celem zapewnienia odpowiedniego poziomu standardów, które chcielibyśmy jako organizacja zagwarantować podczas prowadzonych przez nas procesów rekrutacyjnych – po zakończonym spotkaniu kierujemy do Ciebie krótką ankietę z prośbą o informację zwrotną, abyś mógł poinformować nas, co jeszcze możemy zrobić lepiej – zapewniamy jednak, że wskazana ankieta zostanie dostarczona wyłącznie jednorazowo celem oceny procesu rekrutacyjnego oraz poziomu odbytego spotkania. Pamiętaj, że każdorazowo szanujemy Twoją prywatność, w związku z tym możesz zgłosić do sprzeciw wobec skierowania do Ciebie ankiety. W tym przypadku Twoje dane przetwarzane są w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w ramach prawnie uzasadnionego interesu, którym jest zapewnienie najwyższego poziomu jakości prowadzonych przez nas jako Twojego przyszłego pracodawcy – procesów rekrutacyjnych.

Jeżeli chcesz, abyśmy zatrzymali aplikację z Twoimi danymi na potrzeby przyszłych rekrutacji – możesz pozostawić nam swoją zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda ta jest dobrowolna i nie ma wpływu na udział w rekrutacji, w ramach której składasz swoje dokumenty aplikacyjne. Możesz ją zawsze cofnąć kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu e-mail: iod@vivaderm.pl.

Komu przekazywane są moje dane osobowe?

Jesteśmy prężnie działającym przedsiębiorstwem, które potrzebuje odpowiednich zasobów organizacyjnych do tego, aby funkcjonować. Korzystamy w tym zakresie z usług podmiotów zewnętrznych, którzy są dla nas dostawcami usług. W związku z tym, przekazujemy Twoje dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

dostawcom usług zaopatrujących Viva Derm w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, firmom kurierskim i pocztowym),
dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Viva Derm w dochodzeniu należnych roszczeń lub obronie roszczeń,
firmom wspierającym naszą organizację w procesie rekrutacyjnym.
Czy moje dane są przekazywane poza Unię Europejską?

Z uwagi na to, że korzystamy z usług innych dostawców, np. w zakresie poczty elektronicznej, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej. Zapewniamy, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie w oparciu o stosowną umowę pomiędzy Viva Derm a tym podmiotem, zawierającą standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

Przez jaki czas przetwarzane są moje dane osobowe?

W przypadku podjęcia pozytywnej dla Ciebie decyzji o zatrudnieniu w oparciu o umowę o pracę, przechowujemy Twoje dane osobowe jako część dokumentacji pracowniczej, zgodnie z przepisami prawa pracy regulującymi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeżeli podstawą prawną naszej współpracy będzie umowa cywilnoprawna – przechowujemy Twoje dane przez okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w  którym wygasła lub została rozwiązana ta umowa. Dane kandydatów na zatrudnienie których się nie zdecydowaliśmy przetwarzamy maksymalnie przez okres 12 miesięcy od momentu rozpoczęcia procesu rekrutacyjnego. W przypadku, gdy wyraziłeś dodatkową zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych Twoje dane będą przetwarzane nie dłużej niż przez 24 miesiące od daty udzielenia zgody. Po upływie wyżej wskazanych terminów Twoje dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?

Udział w procesie rekrutacyjnym jest w pełni dobrowolny, jednakże jako pracodawca jesteśmy zobowiązani do przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym do zebrania danych w zakresie wynikającym z tych przepisów. W takim przypadku niepodanie danych może skutkować wykluczeniem kandydata z procesu rekrutacyjnego.

Dane, które wykraczają poza ten zakres przekazujesz nam w pełni dobrowolnie i ich nieprzekazanie nie ma negatywnego wpływu na przebieg procesu rekrutacji, choć niepodanie danych kontaktowych może ten proces znacznie wydłużyć.

Jakie mam prawa?

Jako administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Viva Derm sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień – skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem: iod@vivaderm.pl.

Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

Definicje i skróty

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.